Hiện nay có con dấu tên riêng đối với các cơ quan, tổ chức hay cá nhân là việc rất thường gặp. Dấu tên riêng này sẽ thay cho việc viết tên thông thường, điều này sẽ giúp cho việc thực hiện ký kết các hồ sơ, tài liệu diễn ra thuận tiện này dễ dàng hơn. Khác với con dấu của các cơ quan, tổ chức cá nhân có chức danh nhà nước thì dấu tên riêng của cá nhân thường không có giá trị pháp lý mà chỉ có vai trò giúp cho việc ký tên dễ dàng hơn. Vậy pháp luật quy định như thế nào về dấu tên riêng của cá nhân? và ” Quy trình khắc dấu tên riêng” ra sao?. Hãy cùng tìm hiểu về các thông tin này qua bài viết dưới đây của Luật sư Hồ Chí Minh nhé.
Quy định về dấu tên riêng hiện nay
Giờ đây không chỉ có những doanh nhân, người có chức danh cao mới sử dụng đến dấu tên cá nhân mà ngay cả trong những ngành nghề cơ bản như giáo viên, kỹ sư, bác sỹ, kế toán, nhân viên kinh doanh, công nhân viên chức nói chung…. đều có thể sử dụng loại dấu khắc tên riêng để phục vụ cho công việc của mình. Nói ngắn gọn khắc dấu tên chức danh có nghĩa là: con dấu để xác định, họ tên và chức vụ của người ký văn bản.
Việc đóng dấu tên chức danh lên phía trên chữ ký để cho các đối tượng khác biết người ký giấy tờ, văn bản đó là ai. Đặc biệt hơn khi chọn khắc dấu tên cá nhân kèm theo chức vụ sẽ nhìn chuyên nghiệp hơn khi chúng ta viết tay và tiết kiệm được thời gian, công sức.
Dấu tên riêng, dấu chức danh hay còn gọi là dấu cá nhân bản chất là vật dụng thay cho việc viết tên thông thường. Đây là kết quả của quá trình làm mộc tên, được đóng trên các văn bản nhằm thể hiện cá nhân đó là người ký giấy tờ. Việc làm dấu cá nhân giúp cá nhân dễ dàng hơn, thuận tiện hơn và chuyên nghiệp hơn trong các công việc ký kết các hồ sơ, tài liệu. Điều này cũng tiết kiệm thời gian, công sức, thể hiện sự chuyên nghiệp hơn cho người sử dụng.
Nội dung chính sử dụng khi khắc dấu tên là:
• Loại 1: Họ và tên 1 dòng
• Loại 2: Chức vụ + họ tên,
• Loại 3: Chức vụ + tên + số điện thoại…
Việc lựa chọn loại dấu nào sẽ phụ thuộc vào sự cần thiết, cũng như mục đích. Hoăc đặc thù công việc riêng cũng như sở thích của mỗi người.
Giá trị pháp lý của con dấu khắc tên riêng
Quy định về việc khắc dấu tên riêng, khắc dấu chức danh không có giá trị pháp lý. Bởi đây là việc thay thế cho viết tên bằng bút, sử dụng việc đóng dấu khắc tên một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Trước đây, chỉ có những người đứng đầu hoặc người quản lý doanh nghiệp sử dụng dấu cá nhân. Còn hiện nay, dấu cá nhân đã trở nên phổ biến với tất cả mọi người, không phân biệt chức vụ, đơn vị công tác, nghề nghiệp.
Con dấu tên không có giá trị pháp lý. Bởi vậy mà tùy thuộc vào nhu cầu mà mọi người có thể khắc dấu tên để phục vụ cho công việc đạt hiệu quả cao và thuận lợi. Tất cả mọi ngành nghề đều có thể làm con dấu cá nhân để sử dụng. Không phải đơn thuần chỉ chủ doanh nghiệp hay người có chức vụ cao mới có thể sử dụng con dấu tên.
Việc đóng dấu cá nhân đóng dấu tên riêng như thế nào để phù hợp thì việc đóng dấu tên riêng thay vào việc bạn phải ký vào giấy tờ, hợp đồng, tài liệu đó.
Màu mực hiện nay có các màu phổ biến như màu đỏ, màu xanh, màu đen và không ai quy định về màu mực cho con dấu tên riêng, chức danh. Màu sắc cũng hoàn toàn do bạn quyết định, tuy nhiên 2 màu sắc được lựa chọn nhiều là màu đỏ và màu xanh.
Điều kiện sử dụng con dấu
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.
– Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:
+, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;
+, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;
+, Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.
Quy trình khắc dấu tên riêng tại Hồ Chí Minh
Bước 1: Đề nghị sử dụng dịch vụ khắc dấu tên riêng, khắc dấu chức danh
Bước 2: Nhận tư vấn và quyết định về kiểu dáng. Kiểu chữ, màu sắc, màu mực,… của con dấu. Nhân viên tư vấn, hỗ trợ sẽ ghi nhận thông tin làm con dấu tên riêng của quý khách hàng để ghi lại nội dung và địa chỉ khi cần giao hàng.
Bước 3: Đặt làm dấu: Bàn giao thông tin đặt con dấu của quý khách cho bộ phận thiết kế dấu, để lên hình thức sao cho phù hợp với kích thước mong muốn. Tiến hành khắc dấu hiện đại, công nghệ cao, đảm bảo mang lại con dấu sắc nét, đều và đẹp.
Bước 4: Lắp đặt mặt dấu vào cán, tiến hành thử nghiệm dập thử xem có rõ nét không, có đều màu không. Sau đó kiểm tra xem nội dung con dấu đó phù hợp với yêu cầu khách hàng chưa.
Bước 5: Nhận dấu và thanh toán.
Trách nhiệm của cơ quan tổ chức cá nhân sử dụng con dấu
Chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 7 và Điều 8 Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu và ban hành quy định về quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.
– Đăng ký mẫu con dấu và thông báo mẫu con dấu cho cơ quan, tổ chức có liên quan biết trước khi sử dụng.
– Chấp hành việc kiểm tra, thanh tra, hướng dẫn của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
– Giao nộp con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu thuộc các trường hợp bị thu hồi theo quy định của pháp luật.
– Con dấu phải được quản lý chặt chẽ tại trụ sở của cơ quan, tổ chức; chỉ chức danh nhà nước, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới được quyết định việc mang con dấu ra ngoài trụ sở để sử dụng giải quyết công việc.
– Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước bị mất con dấu, trong thời hạn 02 ngày kể từ khi phát hiện mất con dấu thì phải thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và cơ quan Công an xã, phường, thị trấn nơi xảy ra mất con dấu.
– Cơ quan, tổ chức bị chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy đăng ký hoạt động, giấy phép hoạt động hoặc bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động phải nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu theo quy định.
– Con dấu đang sử dụng bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc có thay đổi tổ chức, đổi tên thì phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu, nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
– Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu bị mất phải thực hiện thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trường hợp bị hỏng phải thực hiện thủ tục đổi lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu và nộp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã được cấp trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi cần phải giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng để phục vụ công tác lưu trữ, nghiên cứu lịch sử phải có văn bản gửi Bộ Nội vụ để báo cáo Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
– Việc in mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để phục vụ công tác phải được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đó.
Thông tin liên hệ
Luật sư Hồ Chí Minh vừa tư vấn cho bạn đọc những thông tin cần thiết về vấn đề “Quy trình khắc dấu tên riêng tại Hồ Chí Minh” của chúng tôi. Bạn đọc có những thắc mắc, quan tâm và có nhu cầu tư vấn thủ tục, về những vấn đề pháp lý như Chuyển đất nông nghiệp sang đất sổ đỏ, hãy liên hệ đến Luật sư Hồ Chí Minh qua hotline 0833102102 . Với đội ngũ Luật sư, cùng các chuyên viên tư vấn pháp lý dày dặn kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao chúng tôi sẽ luôn lắng nghe và tư vấn cho bạn đọc 24/7 giúp bạn đọc tiết kiệm thời gian cũng như chi phí đi lại.
Mời bạn xem thêm
- Cách xác định vị trí đất thổ cư trên thửa đất thế nào?
- Trình tự quản lý chất lượng thiết kế xây dựng công trình
- Trình tự cấp lại sổ đỏ bị mất tại Hồ Chí Minh
Câu hỏi thường gặp
Có những hành vi bị nghiêm cấm nào trong việc sử dụng con dấu?
1. Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả.
2. Mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu.
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
5. Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
6. Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu của Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động.
7. Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu.
8. Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu.
9. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
10. Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền.
11. Không chấp hành việc kiểm tra con dấu, không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu.
12. Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
13. Các hành vi khác theo quy định của pháp luật.
Hình thức kiểm tra
– Kiểm tra định kỳ
Kiểm tra định kỳ được thực hiện không quá 01 lần trong một năm. Trước khi thực hiện việc kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra phải thông báo trước 03 ngày làm việc cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra về thời gian, nội dung và thành phần đoàn kiểm tra.
– Kiểm tra đột xuất
Kiểm tra đột xuất khi phát hiện cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc có đơn khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra khi tiến hành kiểm tra con dấu phải thông báo rõ lý do. Cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Thẩm quyền kiểm tra
– Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu;
– Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.
Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trước khi tổ chức thực hiện việc kiểm tra.
Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra phải chuẩn bị đầy đủ các nội dung kiểm tra đã được thông báo và bố trí người có thẩm quyền, trách nhiệm để làm việc với người có trách nhiệm kiểm tra khi nhận được thông báo về việc kiểm tra con dấu.
Việc kiểm tra định kỳ, đột xuất về quản lý và sử dụng con dấu phải lập biên bản kiểm tra về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.
